Procedura za povrat putnih troškova (na snazi od 12.6.2018.)
Studenti i doktorandi imaju pravo na povrat putnih troškova najviše za jednu ostvarenu mobilnost, a nastavno osoblje najviše za dvije ostvarene mobilnosti tijekom jedne akademske godine. U okviru jedne mobilnosti stipendist ima pravo na povrat putnih troškova za jedno povratno putovanje, prema niže navedenim uvjetima.
Obračun putnih troškova temelji se na paušalnim iznosima, podijeljenima u 6 razreda:
| Udaljenost | Iznos |
| do 200 km | 300,00 kn |
| između 200 i 299 km | 500,00 kn |
| između 300 i 499 km | 750,00 kn |
| između 500 i 549 km | 1.100,00 kn |
| između 550 i 699 km | 1.500,00 kn |
| 700 i više km | 1.800,00 kn |
Udaljenost se odnosi na zračnu udaljenost između matične ustanove stipendista i ustanove primateljice te se izračunava pomoću online kalkulatora udaljenosti (Distance calculator).
Zahtjev za povrat putnih troškova podnosi matično visoko učilište za svoje odlazne stipendiste, po završetku njihove mobilnosti. Zahtjev se podnosi na službenom memorandumu visokog učilišta/odsjeka te biti ovjeren potpisom osobe koja podnosi zahtjev i pečatom ustanove te treba sadržavati ime i prezime stipendiste, razdoblje i mjesto održavanja mobilnosti te projektni broj.
Uz spomenuti zahtjev, stipendist je dužan dokazati da je mobilnost ostvarena, ispunjavanjem dokumenata Mobility Report (izvješće s mobilnosti) i Letter of Confirmation (potvrda o ostvarenoj mobilnosti) u online sustavu CEEPUS-a (www.ceepus.info). Stipendisti ispunjavaju navedena izvješća, potom ih ispisuju i daju na potpis i ovjeru ustanovi primateljici te ih potom ponovno, ispunjene i ovjerene, učitavaju u CEEPUS sustav. Navedeni dokumenti u trenutku podnošenja zahtjeva za povrat trebaju biti vidljivi u CEEPUS sustavu.
Rok za podnošenje zahtjeva za povrat putnih troškova jest najkasnije 45 kalendarskih dana od završetka mobilnosti. Rok za donošenje odluke (odobrenje ili odbijanje zahtjeva) jest 30 kalendarskih dana od primitka zahtjeva. U slučaju da NCO-HR od podnositelja zahtjeva traži nadopunu dokumentacije, rok za donošenje odluke produljuje se sukladno broju dana potrebnih za dostavu dodatne dokumentacije.
Skenirani zahtjev potrebno je uputiti elektroničkom poštom na adresu ceepus@mobilnost.hr ili redovnom poštom na adresu:
Agencija za mobilnost i programe EU
Frankopanska 26, 10000 Zagreb,
uz naznaku: za Nacionalni ured za CEEPUS
Popis potrebne dokumentacije za ostvarivanje prava na povrat putnih troškova:
- zahtjev na memorandumu matičnog visokog učilišta/odsjeka, ovjeren potpisom nadležne osobe i pečatom ustanove/odsjeka (dostavlja se poštom na adresu Agencije prema gore navedenim uputama);
- valjano ispunjen te ovjeren Mobility Reportu CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Mobility Report nije potrebno printati);
- valjano ispunjen te ovjeren Letter of Confirmation u CEEPUS sustavu za sve stipendiste za koje se podnosi zahtjev (Letter of Confirmation nije potrebno printati).
NAPOMENA: Stipendisti su, prije odlaska na put, o planiranom putovanju dužni obavijestiti nadležnu službu za računovodstvo i financijske poslove matičnog visokog učilišta, kako bi provjerili je li, sukladno propisima samoga visokog učilišta, potrebno izraditi putni nalog prije odlaska na mobilnost u svrhu kasnijeg podnošenja zahtjeva za povrat putnih troškova Nacionalnom uredu za CEEPUS.